一、适用范围

本指南适用于取得本校普通高等学历教育正式学籍的全日制本、专科学生（以下简称“学生”）的学籍管理相关事务办理，包括学籍注册、学籍异动、成绩管理、毕业管理、证书管理、在校生证明开具、学生更改信息、毕业生查询档案等事项。本办事指南中的内容，如与学校制度办法不一致的，以学校制度办法中的相关规定为准。

二、学籍注册

（一）新生报到注册

按国家招生规定录取的新生，须持录取通知书，按学校有关要求和规定的期限到校办理入学手续。因故不能按期入学的，应当向学校请假。未请假或者请假逾期的，除因不可抗力等正当事由以外，视为放弃入学资格。

因故不能按期入学的新生，应当在入学通知书注明的报到入学日期前以书面形式并附有关证明向招生就业处请假。特殊情况，来不及书面请假的，可先通过电话、邮件、微信等方式告知招生就业处，并于新生入学后一周内补交书面请假材料。请假时间一般不得超过两周，特殊情况可适当延长，但最长不得超过30日（自新生入学报到之日算起）。

新生可以申请保留入学资格。保留入学资格期间不具有学籍，不享受在校生待遇。保留入学资格的条件和期限如下：

因身心健康原因不能报到入学者，可申请保留入学资格1年；

应征入伍的，保留入学资格至退役后2年；

因创业需要而不报到入学者，可申请保留入学资格2年；

因其他困难或需求而不能报到入学者，可申请保留入学资格1年。

办理程序：应于入学通知书注明的报到入学日期前以书面形式并附有关证明向招生就业处提出申请，填写《玉林师范学院新生保留入学资格审批表》。

（二）老生学籍注册

每学期开学初，学生须在规定时间内返校办理注册手续。各二级学院派出专人在教务系统上进行注册操作，未在教务系统完成注册的，将限制学生选课及退课操作。各学院同时应填写《玉林师范学院学生注册表》做好上报工作。教务系统注册工作应在规定时间内完成。

因故不能如期回校注册的学生，必须办理请假手续，否则按有关规定处理。学籍状态为“在读”的学生均需按规定注册。未请假或请假后逾期未注册者，除不可抗力等合法事由外，视为放弃学籍，按自动退学处理。

三、学籍异动

（一）休学与复学

学生可因病、因事或其他原因申请休学。休学期间，学校保留其学籍，但不享受在校学习的学生待遇。办理休学须填写《玉林师范学院学籍异动申请表》，经所在学院审核后报教务处学籍科审批。学生休学期间不享受在校学生待遇。休学期限一般为一学年，累计不得超过两年。休学期满前，应向学校申请复学，经审查合格后方可办理复学手续。

休学期满不能按时复学的，须在期满前办理继续休学手续。休学期满两年仍不能复学的，作退学处理，由学生本人办理退学手续。

办理程序：

1.休学

二级学院向学籍科提交学籍异动申请表（需经院长签字并加盖学院公章）、疾病证明（由患病学生提供）、手写说明（由非疾病学生提供）、创业材料等相关材料。

2.复学

二级学院向学籍科提交学籍异动申请表（需经院长签字并加盖学院公章）、诊断证明（因患病休学的学生需提供康复诊断证明）

特别说明：针对复学学生，二级学院需提前规划学生编班工作，再由辅导员向学籍科报备学生降级后编入原专业的具体班级。

（二）退学

1.学生本人申请退学情形；

学生因身体健康、家庭状况或厌学等个人原因申请自动退学的，须向学籍科提交以下材料办理退学手续。

办事流程：二级学院向学籍科提交学籍异动申请表（院长签字及盖学院公章）、疾病证明（患病学生提供）、书面退学申请（本人及家长签名），学院情况说明、党政联席会议纪要复印件、学生本人身份证复印件，经所在学院签署意见后报教务处审核，经学校审批后办理退学手续。

2.其他不能完成学业、应予退学的情形。

（1）本科生学习已满8年、专科生学习已满5年，仍未完成学业的；

（2）休学期满（满2年）、保留学籍期满（退役后满2年）未按时办理复学手续的；

（3）未经批准连续两周未参加学校规定的教学活动的；

（4）其他不能完成学业、应予退学的情形。

对符合退学情形的学生，二级学院应告知学生学校退学处理的事实、理由和依据，充分听取学生陈述和申辩。

学籍清退工作流程：

（1） 二级学院需对符合清退情形的学生进行联系与告知，引导学生提交自动退学申请。

（2）若二级学院已告知学生提交自动退学材料，而学生拒不配合，须向学籍科提交退学处理呈报书及联系学生情况记录表。

（3）学校下达退学告知书、公示。

（4）学校下达退学决定。

（三）保留学籍

学生应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），学校保留其学籍至退役后两年。保留学籍期间，学生与其实际所在部队、学校等组织建立管理关系。保留学籍期满不办理复学手续者，取消学籍。

办理程序：二级学院向学籍科提交学籍异动申请表（院长签字及盖学院公章）、征兵办出具的入伍通知。

（四）转专业

学生如有特殊原因，不能在原录取专业继续学习，且对其他专业有兴趣或擅长的，可以申请转专业，依据《玉林师范学院普通全日制学生转专业暂行管理规定（试行）》执行。

转专业申请流程：学生个人在教务系统线上报名，同时填写《玉林师范学院学生学籍异动申请表》（须本人及家长签名），连同其他证明材料作为附件上传。转出审核、转入考核均通过教务系统进行。各专业转出人数控制在该专业当年实际招生数的10%（含10%）以内，新办专业控制在5%（含5%）以内。

特别注明：退役人员在退役后进行专业转换，无需通过线上流程办理，仅需转出学院与转入学院的双方院长在学籍异动表上签字同意即可。

（五）降级与转班

学生因学业困难或其他原因向二级学院提出降级或转班申请，经二级学院批准后，报备至学籍科，即可申请降级或转班学习。

办事程序：学生向二级学院提出申请，经二级学院同意后由辅导员向学籍科报备并提交学籍异动申请表，该申请表须经院长签字并加盖学院公章。

（六）转学

1. 申请转学的条件

学生一般应当在被录取学校完成学业。因患病或者有特殊困难、特别需要，无法继续在本校学习或者不适应本校学习要求的，可以申请转学。特殊困难一般指因家庭有特殊情况，确需学生本人就近照顾的，且高考录取分数达到拟转入高校生源地相关专业和年份高考录取分数，可以申请转学。因患病转学的，须提供三级甲等医院的检查证明。因特殊困难转学的，须提供相关证明材料。

学生有下列情形之一，不得转学：

（1）入学未满一学期或者毕业前一年的；

（2）高考成绩低于拟转入学校相关专业同一生源地相应年份录取成绩的；

（3）由低学历层次转为高学历层次的；

（4）以定向就业招生录取的；

（5）无正当转学理由的。

2. 转学的办理程序

学生转学由学生本人提出申请，说明理由，经所在学校和拟转入学校同意，由转入学校负责审核转学条件及相关证明，认为符合本校培养要求且学校有培养能力的，经学校校长办公会或者专题会议研究决定，可以转入。

具体办理程序如下：

（1）学生本人的书面申请书（一式4份）；

（2）《广西壮族自治区普通高等学校学生转学备案表》（一式4份）；外省转入我校的，还需提供所在省的高等学校学生转学《备案表》（一式2份）；

（3）加盖学生所在学校招生部门公章的《普通高校录取新生简明登记表》复印件（一式4份）；

（4）加盖转入学校招生部门公章的转入专业在学生同一生源地当年最低录取分数的证明或《普通高校录取新生简明登记表》复印件（一式4份）；

（5）因身体状况提出转学的，须提供二级甲等以上医院证明；因专长提出转学的，须提供相关成果证明材料；因特殊困难、特别需要转学的，须提供相关证明材料（一式4份）。

3.转学的审批、公示

（1）二级学院党政联席会议对学生的转学申请进行讨论表决，对拟转学学生的信息（包括：学生姓名、转出、拟转入学校和专业名称，录取分数，转学理由等）在学院网站进行不少于5个工作日的公示。

（2）提请校长办公会或专题会议研究决定。

（3）学校对拟转学学生信息（包括：学生姓名、转出、拟转入学校和专业名称，录取分数，转学理由等）通过学校网站进行不少于5个工作日的公示。

（4）经转入、转出学校双方同意，在转学备案表上签署意见并加盖公章。

4.转学手续办理

（1）转学完成后3个月内，将转学相关材料报教育厅备案。

（2）各类审批材料齐全后，学校办理学籍异动手续。

四、成绩管理

（一）成绩录入

学生须参加学校教育教学计划规定的课程和各种教育教学环节的考核，考核成绩记入成绩册，并归入学籍档案。课程成绩由平时成绩和期末考核成绩组成，一般按照平时成绩40%、期末成绩60%进行折算。特殊课程可根据教学需要予以调整。

平时成绩应记录3次以上，录入系统的平时成绩须与实际记录相符。

特别说明：缺考、缓考的学生必须在成绩录入界面备注“缺考”或“缓考”，并录入平时成绩。

（二）成绩复查

学生可通过教务系统查询个人成绩。对成绩有异议的，可申请成绩复查，复查流程如下：

1.学生填写《玉林师范学院试卷成绩复查登记表》，于新学期开学两周内向教师所在二级学院提出申请，逾期不予受理。

2.经教师所在二级学院和教务处领导同意后，由教师所在二级学院分管教学领导、教研室主任、教学秘书等 3 人共同进行复查。

3.试卷复查结束后，应在《玉林师范学院试卷成绩复查登记表》中明确填写复查结果，由分管教学领导、教研室主任、教学秘书共同签字确认。

4.经复查，如确有错误，应给予更改，在试卷更改之处应填写“复查”字样，并由分管教学领导、教研室主任、教学秘书和评卷教师共同签字。

5.如因评卷有误而使成绩变动的，应给予更正，以复查成绩为准。如原成绩已及格，但因复查而导致成绩不及格的，则该学生要参加补考。

6.经复查后需要更改成绩的，由任课教师填写《玉林师范学院教师更改成绩申请表》，经批准后到教务处学籍科更改成绩。

7.教师所在二级学院的教学秘书负责通知学生本人查阅试卷结果。

（三）补考与缓考

根据补考规定，期末考试不及格的学生可在修读学期的下一学期开学初通过补考获得该学分。通识教育选修课（含网络通识课）、见习、实习、毕业论文等课程不安排补考。

办事程序：补考学生须登录教务系统完成补考确认，未完成确认者将不具备补考资格。

学生因个人原因需申请缓考的，应填写缓考申请表，经任课教师签字同意后提交至学院备案，方可办理缓考申请。

教师设置缓考的操作流程为：教师需在成绩录入系统中备注“缓考”，并录入学生的平时成绩；若未完成上述操作，学生补考时将无平时成绩。

（四）教师修改成绩

1.成绩提交返回申请

成绩提交返回功能仅在对应学期的成绩录入阶段生效，具体操作步骤如下：在教务系统菜单栏依次点击“申请”“成绩提交返回申请”，经学籍科审核通过后，教师可重新进入成绩录入界面进行成绩修改。

2.成绩修改

成绩修改功能仅在对应学期的成绩录入阶段生效，具体操作步骤如下：在教务系统菜单栏点击“成绩-成绩修改（教师）-二级学院分管副院长审核-学籍科审核”。

五、毕业管理

（一）提前毕业

学生在标准修业期内，德、智、体合格，提前修完教学计划规定的全部课程，获得毕业所要求的学分，可申请提前毕业。本科标准修业年限为4年，学生可在3年内修完学分。

提前毕业的申请应于预计毕业前两个学期提出。学生可从教务处网站下载或到所在学院领取《玉林师范学院学生提前毕业申请表》，填写后交教学秘书审核。已提交提前毕业申请且未被撤销者，如毕业时不能获得毕业证书，不得再申请延长修业年限，按结业或肄业处理。

（二）延迟毕业（延长学习时间）

学生在基本修业年限内未完成学业要求的，可申请延长学习时间。

办理延期毕业程序：学生本人提出申请，经所在学院审核同意后，报教务处备案。延期毕业期间须按规定缴纳学费。

（三）毕业审核

各二级学院应按规定时间完成毕业审核工作，填写《玉林师范学院毕业评定审批表》，在规定时间内将电子版、纸质版（一式两份）交至教务处学籍科。

学生在学校规定学习年限内，修完教育教学计划规定内容，成绩合格，达到学校毕业要求的，准予毕业，由学校发给毕业证书。学满一学年以上退学的学生，学校颁发肄业证书。

（四）学位授予

本校学士学位授予工作依据《中华人民共和国学位法》、《玉林师范学院学士学位授予工作实施细则（修订）》（玉师院教学〔2026〕11号）及《玉林师范学院学士学位补授规定（试行）》（玉师院教学〔2026〕13号）执行。

学位评定工作程序：各二级学院完成学位审核，召开学位评定分委员会会议，填写《玉林师范学院学士学位评定审批表》及会议纪要报教务处学籍科，经学校学位评定委员会审议通过后授予学士学位。

六、毕业与学位证明书补办

毕业证书或学位证书遗失或损坏的，可申请补办相应的证明书。证明书与原证书具有同等效力。补办程序如下：

（一）在教务处网站下载并填写《办理学历证明书/学位证明书申请书》；

（二）提供申请人身份证原件及复印件（委托他人代办的，需同时提供委托书、被委托人身份证复印件）；

（三）提供近期免冠蓝底彩色小二寸证件照，办理单证需2张，办理双证需4张，同时准备好与纸质版一致的电子版照片；

（四）将上述材料提交至教务处学籍科办理，一般在受理后10个工作日内办结。

特别说明：毕业证明书在学信网仅可标注一次，若再次遗失，将无法办理新的毕业证明书。

七、毕业生在学信网查询信息流程

根据教育部《高等学校学生学籍学历电子注册办法》规定，中国高等教育学生信息网（以下简称学信网，网址 http://www.chsi.com.cn）是高等学校学生学籍学历电子注册信息查询的唯一网站。现将毕业生查询、核验学籍学历学位信息的具体操作流程说明如下。

（一）登录与注册

访问中国高等教育学生信息网，网址为 https://www.chsi.com.cn；

点击顶部菜单栏中的“学信档案”，进入登录页面；

已有学信网账号的，直接输入账号和密码登录；尚未注册的，须按系统提示进行实名注册。注册时填写的姓名和身份证号两项信息，须与本人身份证件以及学校学籍管理部门上报的数据完全一致。

（二）学籍信息查询

登录学信档案后，点击“高等教育信息”；

系统将显示本人在校期间的学籍信息，包括学校名称、专业名称、学籍状态、入学日期、预计毕业日期等；

学籍查询服务仅提供给本人，经实名注册后方可使用。

（三）学历信息查询与在线验证报告申请

2001年以后（包含1991年至2001年的数据）国家承认的各类高等教育学历证书电子注册信息（含学历证明书），可直接查询。

登录学信档案后，点击“高等教育信息—学历信息”，查看本人学历信息，或点击“查看该学历的电子注册备案表”；

点击“在线验证报告”，选择“教育部学历证书电子注册备案表”，按系统提示进行本人身份核验；

将证书有效期设置为6个月，点击“申请”；

完成申请后，点击“查看”，即可查看《教育部学历证书电子注册备案表》，点击下载按钮进行下载。

（四）学位信息查询与认证（按毕业时间分类操作）

1. 2008年9月1日以后授予学位的毕业生

2008年9月1日以后授予的学位证书，已在学位授予信息报送系统中注册的，可通过学信网直接查询并申请在线验证报告。

（1）登录学信档案后，点击“高等教育信息—学位信息”，首次查询时须先输入学位证书编号进行绑定；

（2）绑定成功后，点击“查看该学位的在线验证报告”；

（3）点击“在线验证报告”，选择“中国高等教育学位在线验证报告”栏目的“查看”或“申请”按钮，按系统提示完成申请。

说明：2008年9月1日以后授予学位者，提交申请后可直接查看下载认证报告，无需人工审核。

2. 2008年9月1日以前授予学位的毕业生

2008年9月1日前取得学位的毕业生，可通过“中国高等教育学位认证”平台（网址：https://xwrz.chsi.com.cn/gateway）申请学位认证。具体流程为：扫描学位证书图片并上传至该平台，学校相关部门通常在5个工作日内完成审核；审核通过后，毕业生可登录学信网查询相关学位信息。

（五）学信网账号找回与密保

若忘记学信网账号的密码，可使用注册时绑定的手机号码或电子邮箱找回。学信网账号与个人身份证件信息绑定，一个身份证件号码仅可注册一个账号，请妥善保管账号和密码，以免影响后续查询与使用。

（六）常见问题说明

1. 学历学位证书仅可申请一次书面认证报告。 根据学信网规定，学历或学位证书仅可申请并出具一次书面认证报告，不再重复受理。认证报告丢失或需获取多份报告的，可通过认证报告查询页面下载打印电子版报告。

2. 如查询不到信息或信息有误，请及时与学校教务处学籍科联系，核实在校期间的学籍、学历、学位信息是否与身份证件完全一致（包括姓名、身份证号码等）。具体要求及处理方式请按学校相关规定办理。

3. 绑定次数已用完的处理办法。 若学位信息绑定次数已达上限但仍未成功，可联系学信网客服咨询增加绑定次数，并提供学位证书、手持身份证照片等材料供客服核实。

八、在校生开具在读证明

在籍在校学生因各类原因需开具在读证明的，按以下流程办理：

在校生可通过以下途径办理中英文在读证明：联系学生所在学院辅导员或教务秘书，先编辑好个人信息并盖上学院章，再前往教务处学籍科加盖教务处公章。具体办理要求可咨询所在学院教学秘书。

办事提示：在校生每人可按规定免费办理一定份数的学籍证明，超出部分可能按相关规定收取费用。

九、学业预警

为帮助学业有困难的学生及时做出调整，学校对存在学业问题的学生发出学业预警，学业预警包括留级预警、退学预警及毕业预警三种情形。

收到预警的学生应在一年内将未获学分的课程合理安排重新学习并且通过考核。下一年度预警统计时仍在预警名单的，将面临退学或留级的处理。

预警流程：各学院在教务系统中生成预警名单→向学生发放预警通知单→安排辅导员或班主任与学生谈话并填写谈话记录表→建档存档备查。各二级学院应积极开展帮扶工作，帮助学业预警学生顺利完成学业。

十、在校生更改身份信息

学生在校期间若需变更姓名、民族等身份信息，须向学籍科提交户籍地派出所出具的信息变更证明、户口簿原件（变更页需附复印件）、身份证（需提供原件及正反面复印件），以及通过教务在线下载的《高等学校学生关键信息变更申请书》。

特别注明：

1.若变更出生日期，除提交上述材料外，还需额外提供村委会证明、出生医学证明等材料。

   2.学生完成信息更改后，若发现学信网信息未同步更新，经学籍管理部门核实确认信息已完成更改，可使用新手机号注册新的学信网账号。

十一、毕业生查询学籍档案

学生毕业后因升学、就业等事由需学校提供成绩单、学籍表、毕业生名册等学籍材料的，可向档案馆提出复印申请。

办事流程：学生本人需携带有效身份证件，前往我校东校区图书馆7楼综合档案室进行查询。如毕业生无法亲自前往档案馆查询，可委托他人办理，受托人需携带经毕业生签字的委托书、毕业生身份证复印件、本人有效身份证件。

十二、常用表格清单

教务处提供以下常用表格的下载服务，可通过教务处网站“常用表格”栏目获取：

序号 表格名称

1 玉林师范学院试卷成绩复查流程、申请表

2 玉林师范学院学籍异动申请表

3 玉林师范学院学生提前毕业申请表

4 玉林师范学院毕业（学位）审核有关表格

5 高等学校学生更改关键信息申请书

6 玉林师范学院学生延长学习时间申请表

7以上为常用表格，更多表格请访问教务处网站下载中心。表格如有更新，以教务处网站发布的最新版本为准。

十三、联系与咨询方式

部门              联系方式          服务事项

招生就业处 电话：0775-2666516 新生报到、保留入学资格

教务处学籍科 电话：0775-2666295地址：新民楼A106室 学籍异动、毕业资格、证明书补办、在读证明、学位授予、更改信息

教务处教务科 电话：0775-2661508 选课管理、补考重修

档案馆   电话：0775-2836535  档案查询咨询、学位认证审核

教务处网站https://jwc.ylu.edu.cn/通知公告、常用表格下载

致各位同学的温馨提示：每位同学都是自己学业的第一责任人，请主动关注教务处网站和所在学院发布的各项通知，及时了解学籍政策的变化，按时办理相关手续。入学后请尽快登录学信网核对本人学籍信息，确保个人信息准确无误。如有疑问，欢迎随时向所在学院教学秘书或教务处学籍科咨询。祝同学们学业顺利，学有所成！